Abwägung
Nutzen & Aufwand
Die Implementierung von Projektmanagementstrukturen als Investition in den nachhaltigen Erfolg.
Ausgangslage
Die Implementierung von Projektmanagementmethoden und -strukturen (PMS) gemäß Normen wie DIN 69901 und DIN 69909 erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen dem administrativen Aufwand und dem operativen sowie strategischen Nutzen.
Der Nutzen von Projektmanagementstrukturen
Das primäre Ziel eines PMS besteht in der erfolgreichen Realisierung von Projekten. Der konkrete Nutzen zeigt sich in verschiedenen Bereichen:
Transparenz & Steuerung
Ein strukturiertes PMS schafft Transparenz über Abläufe, Zusammenhänge und die Bedeutung einzelner Teilergebnisse. Dies ermöglicht eine systematische Projektüberwachung und frühzeitige Erkennung von Risiken und Fehlentwicklungen.
Effizienzsteigerung
Die Ausrichtung an klar definierten Prozessen ermöglicht eine effizientere Ergebnisorientierung. Standardisierte Prozessbeschreibungen können unmittelbar übernommen werden, um eigene Standards zu etablieren.
Optimierte Kommunikation
Eindeutig definierte Phasen und Berichtswege gewährleisten eine effektive und zeitgerechte Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Präventives Handeln
Ein zentrales Arbeitsprinzip moderner Systeme ist die Prävention — proaktiv auf potenzielle Störungen zu reagieren, anstatt lediglich auf Krisen zu reagieren.
Strategischer Mehrwert
Durch Portfoliomanagement werden Projekte an den Unternehmenszielen ausgerichtet und priorisiert. Es entstehen Synergien zwischen Projekten, und Ressourcen werden über die gesamte Organisation hinweg optimal allokiert.
Der Aufwand bei Implementierung und Anwendung
Dem Nutzen steht ein teilweise erheblicher Aufwand gegenüber, den die Trägerorganisation zu erbringen hat:
- Implementierung & kontinuierliche Verbesserung: Die Geschäftsleitung ist verpflichtet, Ressourcen und Organisationsstrukturen bereitzustellen, um das System zu implementieren, zu betreiben und kontinuierlich zu optimieren.
- Anpassungsleistung (Tailoring): Da Normmodelle häufig „idealisierte Systeme" darstellen, ist eine individuelle Anpassung an jeden spezifischen Anwendungsfall erforderlich. Zu Projektbeginn ist die Entscheidung über die Relevanz der einzelnen Prozesse zu treffen.
- Qualifizierung & Schulung: Um die Kompetenz der Projektmitarbeiter sicherzustellen, sind zeitliche und finanzielle Investitionen in Schulungsmaßnahmen unerlässlich.
- Methodischer Aufwand: Spezifische Methoden, wie beispielsweise die Aufwandsschätzung oder die Earned Value Analyse, erfordern Expertenwissen und eine fundierte Datenbasis (beim Projektvergleich Daten aus 10 bis 30 Referenzprojekten).
- Dokumentation: Alle Prozesse, Rollen und Regeln sind in einem Projektmanagement-Handbuch oder einer Verfahrensanweisung systematisch zu dokumentieren.
Vergleich und Abwägung
Die Implementierung eines Projektmanagement-Systems (PMS) ist als Investition zu betrachten. In zahlreichen Unternehmen übersteigt der Anteil der Projektarbeit an der Wertschöpfung bereits 50 %, wodurch professionelles Management zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor avanciert.
Die Normen begegnen der Gefahr eines „Overheads" durch das Konzept der Mindeststandards: Bestimmte Prozesse, wie beispielsweise die Projektstrukturplanung oder die Risikoanalyse, sind unerlässlich und sollten stets realisiert werden, während andere je nach Projektgröße flexibel ergänzt oder weggelassen werden können.
Kosten der Vielfalt vermeiden
Das Fehlen von Standards führt häufig zu „Kosten der Vielfalt" durch heterogene, nicht abgestimmte Insellösungen. Ein fundiertes PMS reduziert diese Reibungsverluste und erhöht die planerische Sicherheit — der initiale Aufwand amortisiert sich langfristig.